Direktorat Sistem Informasi (DSI) Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 (YPTA) Surabaya memaparkan laporan program kerja 2026 di hadapan pengurus YPTA Surabaya dalam rapat kerja yang berlangsung pada 27–29 Oktober 2026 di Ruang Q210, Gedung Roeslan Abdulghani, Untag Surabaya. Forum ini menjadi momentum evaluasi capaian sekaligus penentuan prioritas program kerja untuk 2027.
Rapat kerja tersebut dihadiri Ketua YPTA Surabaya, J. Subekti, S.H., M.M., beserta jajaran pengurus dan seluruh tim DSI YPTA Surabaya. Evaluasi dilakukan tidak hanya untuk melihat program yang telah terlaksana, tetapi juga menilai manfaatnya bagi Yayasan dan unit pendidikan, keterukuran hasil, serta aspek yang masih perlu diperbaiki.
Dalam sambutannya, J. Subekti menjelaskan tiga peran utama YPTA dalam tata kelola organisasi, yakni regulasi, alokasi, dan distribusi sumber daya. Ketiga peran tersebut menjadi dasar dalam merumuskan kebijakan dan memastikan kebutuhan setiap unit kerja terpenuhi sesuai prioritas Yayasan.
“Peran YPTA adalah membuat regulasi. Semua ketentuan, semua keputusan yang menyangkut tata kelola keberlangsungan dan pelaksanaan program-program ada di YPTA Surabaya,” jelasnya (27/10).
Penyusunan regulasi mengacu pada informasi dari tiga satuan pendidikan dan unit kerja, tren tiga tahun terakhir, serta kebutuhan ke depan. Sementara itu, fungsi alokasi dan distribusi mencakup pengelolaan serta penyaluran sumber daya sesuai prioritas dan Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA). Evaluasi dilakukan untuk memastikan sumber daya yang dialokasikan tetap sesuai dengan kebutuhan lembaga.
Pengelolaan sumber daya tersebut juga mencakup kebutuhan teknologi di lingkungan YPTA. DSI bertanggung jawab memastikan pemilihan peralatan sesuai kebutuhan, disertai pemeliharaan, pemantauan usia teknis, efisiensi penggunaan, dan keamanan penempatan. Upaya mitigasi bencana juga perlu menjadi perhatian melalui langkah pencegahan dan penyiapan rencana alternatif untuk menjaga keberlangsungan layanan dan keselamatan.
Selain pengelolaan sumber daya dan teknologi, rapat kerja turut menyoroti pentingnya menghubungkan perencanaan anggaran dengan pencapaian mutu lembaga. Bendahara YPTA Surabaya, Supangat, Ph.D., ITIL, COBIT, CLA, CISA, menegaskan bahwa anggaran perlu disusun dengan mempertimbangkan standar mutu, prioritas, dan kebutuhan lembaga.
“Anggaran perlu menunjukkan kaitannya dengan standar mutu, prioritas, dan kebutuhan lembaga,” katanya.
Supangat kemudian memperkenalkan Integrated Financial-Quality-Performance Accounting System (IFQPAS), pendekatan yang mengintegrasikan informasi keuangan, mutu, dan kinerja untuk mendukung pengambilan keputusan Yayasan. Dengan pendekatan tersebut, keberhasilan pengelolaan anggaran tidak cukup diukur dari tingkat penyerapan dana, tetapi juga dari pencapaian target dan peningkatan mutu yang dihasilkan.
“Kalau RBA konvensional fokus utamanya adalah kegiatan terlaksana dan anggaran terserap. Jika RBA berbasis mutu, fokus utamanya adalah kegiatan terlaksana, target tercapai, dan mutu meningkat. Keberhasilan pengelolaan keuangan tidak hanya diukur dari besarnya anggaran yang terserap, tetapi juga dari mutu dan nilai yang dihasilkan,” jelasnya.
Sejalan dengan penguatan anggaran berbasis mutu, penyusunan program kerja DSI juga perlu didukung tata kelola perencanaan yang jelas dan terukur. Sekretaris YPTA Surabaya, Eddy Wahyudi, S.H., M.Si., menekankan pentingnya pengelolaan Term of Reference (TOR) dan RBA agar setiap program memiliki dasar kebutuhan, prioritas, serta hasil yang ingin dicapai.
Dalam hal ini, sekretariat Yayasan berperan mengoordinasikan dokumen, mencatat keputusan, dan memantau tindak lanjut sesuai kewenangan. Eddy menjelaskan bahwa tata kelola TOR dan RBA mencakup enam tahapan, mulai dari identifikasi kebutuhan bersama unit pengguna, penetapan prioritas, penyusunan TOR dan RBA, telaah dan persetujuan, hingga pelaksanaan serta evaluasi.
“Setiap anggaran harus terhubung dengan keluaran dan indikator hasil. Perencanaan yang jelas akan mendukung kinerja DSI dan tujuan YPTA,” jelasnya.
Berbagai arahan tersebut menjadi bagian dari evaluasi DSI dalam menjalankan fungsi pengembangan sistem, pengelolaan infrastruktur, serta penyediaan informasi dan layanan teknis.
Direktur DSI YPTA Surabaya, Eko Halim Santoso, S.Kom., M.Kom., menjelaskan bahwa kinerja DSI sepanjang 2026 dikelompokkan dalam tiga fungsi utama, yakni pengembangan sistem melalui IT Development, pengelolaan infrastruktur, jaringan, keamanan, dan layanan teknis melalui IT Support & Officer, serta pengelolaan administrasi, komunikasi, dan informasi melalui Divisi Umum dan Informasi.
“DSI sedang kami arahkan bukan hanya menjadi unit teknis, tetapi menjadi enabler bagi tata kelola Yayasan. Di sisi aplikasi, kami mendorong integrasi dan otomatisasi. Di sisi infrastruktur, kami menjaga ketersediaan layanan, keamanan dan data. Di sisi informasi, kami membantu Yayasan membangun komunikasi dan reputasi institusi. Dan di sisi tata kelola, kami berusaha agar setiap pekerjaan mempunyai data, indikator, anggaran, status dan tindak lanjut yang dapat dipertanggungjawabkan,” ungkap Eko.
Dalam evaluasi tersebut, Eko juga mengakui masih terdapat program yang perlu diselesaikan, proses yang harus diperbaiki, kapasitas sumber daya manusia yang perlu ditingkatkan, serta risiko teknologi yang harus diantisipasi.
“Raker ini menjadi kesempatan untuk mengevaluasi kinerja 2026 dan memastikan program kerja DSI pada 2027 lebih terarah, dengan prioritas yang tajam, anggaran yang tepat, serta manfaat yang lebih besar bagi Yayasan,” kata Eko.
Menutup penyampaiannya, Eko menyampaikan terima kasih kepada pengurus YPTA Surabaya atas kepercayaan dan dukungan yang diberikan kepada DSI. Arahan pengurus, terutama mengenai hal-hal yang perlu menjadi perhatian dan prioritas pada 2027, diharapkan dapat menjadi acuan dalam pengembangan program kerja.
“Karena bagi kami, arah teknologi harus selalu mengikuti arah dan kepentingan Yayasan,” tutupnya.
Rapat kerja DSI YPTA Surabaya menjadi ruang evaluasi capaian 2026 dan penyusunan prioritas untuk meningkatkan kinerja serta mutu layanan pada tahun mendatang. Momentum ini sekaligus menandai perayaan 12 tahun perjalanan Warta 17 Agustus sebagai media informasi YPTA Surabaya di bawah naungan Divisi Umum dan Informasi DSI.
Reporter
