Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 (YPTA) Surabaya terus berupaya memperkuat tata kelola organisasi yang efisien, transparan, dan terstruktur. Melalui Direktorat Umum dan Sumber Daya Manusia (DUSDM), YPTA Surabaya menyelenggarakan Pelatihan User SIM Aset pada 11 Juli 2025, bertempat di Gedung Prof. Dr. H. Roeslan Abdulghani, Lantai 2, Untag Surabaya.
Kegiatan ini diikuti oleh perwakilan dari berbagai unit kerja di lingkungan YPTA Surabaya dan menjadi langkah awal dalam proses transformasi digital pengelolaan aset yayasan.
Direktur DUSDM YPTA Surabaya, Eddy Wahyudi, S.H., M.Si., menekankan bahwa pengelolaan aset bukanlah tugas yang sederhana. Dalam sambutannya, ia menyampaikan bahwa digitalisasi merupakan keniscayaan di era modern, termasuk dalam sistem manajemen aset.
“Selama ini, pencatatan aset seringkali masih dilakukan secara manual. Padahal kita memiliki ratusan bahkan ribuan barang, baik yang bergerak maupun tidak bergerak. Tidak mungkin lagi kita hanya mengandalkan file Excel. Kita harus menggunakan sistem digital agar pengelolaan aset lebih akurat dan mudah dimonitor,” jelasnya (11/7)
Eddy juga menjelaskan bahwa pengelolaan aset yang ideal mencakup pendataan, pelacakan, transaksi, hingga pemantauan kondisi barang. Oleh karena itu, sistem yang dibangun tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu, melainkan menjadi pondasi utama dalam tata kelola aset yang profesional.
“Harapannya agar semangat digitalisasi ini menjadi budaya baru di seluruh lingkungan YPTA Surabaya. Kami ingin seluruh unit bisa aktif membangun sistem ini bersama. Ini bukan hanya tentang data, tapi tentang akuntabilitas kita sebagai lembaga pendidikan. Aset yang tercatat dengan baik akan menjadi aset yang benar-benar bernilai,” terangnya
Sistem yang dimaksud adalah Sistem Informasi Manajemen (SIM) Aset, yang saat ini tengah dikembangkan oleh Direktorat Sistem Informasi (DSI) YPTA Surabaya dibawah pimpinan Supangat, Ph.D., ITIL., COBIT., CLA., CISA.
Melalui SIM Aset, setiap jenis aset mulai dari meja, kursi, hingga perangkat laboratorium, akan dicatat secara digital. Informasi yang termuat meliputi lokasi, kondisi, status kepemilikan, dan riwayat mutasi.Sistem ini bahkan dirancang terintegrasi dengan sistem e-budgeting untuk mempermudah pelaporan keuangan serta perencanaan pengadaan barang.
Supangat, yang juga hadir sebagai narasumber dalam pelatihan, menyampaikan materi dengan pendekatan santai namun tetap substansial. Ia menekankan pentingnya kesadaran kolektif seluruh unit kerja dalam menyambut perubahan. Dengan gaya khasnya, ia menyebut proses ini sebagai “cuci otak ringan” artinya penyegaran cara pikir lama menuju budaya kerja digital yang baru.
“Aset kita ini bukan hanya benda mati. Ia mencerminkan perjuangan dan investasi jangka panjang. Tapi kalau tidak tercatat dengan baik, ya seolah tidak pernah ada. Itu sebabnya kita butuh sistem. Bukan hanya sistem IT, tapi juga sistem mindset,” ujarnya (11/7)
Dalam sesi diskusi interaktif, Supangat mengajukan pertanyaan reflektif kepada peserta, “Mengapa kita harus mengubah metode manajemen aset saat ini jika yang lama masih berjalan?”
Jawaban dari peserta seperti “kurang efisien”, “sulit melacak kondisi aset”, “ketergantungan pada personel”, hingga “tidak akurat dalam pelaporan” menjadi bukti nyata bahwa perubahan memang dibutuhkan. Beberapa peserta yang menjawab dengan tepat memperoleh hadiah langsung dari tim pelaksana, sebagai bentuk apresiasi sekaligus mencairkan suasana pelatihan untuk mendorong keterlibatan aktif.
Materi pelatihan juga mencakup aspek teknis pengelolaan sistem, terutama proses input data yang menjadi tahap awal krusial dalam pembangunan database aset. Setiap unit akan bertanggung jawab atas pengisian data asetnya masing-masing, dengan supervisi dan pendampingan dari tim pusat.
Ke depan, SIM Aset akan dilengkapi dengan fitur pelacakan aset berbasis scan kode. Pengguna cukup memindai kode QR saat memasuki suatu ruangan untuk mengetahui daftar barang yang tersedia di dalamnya. Teknologi ini akan sangat membantu dalam proses inventarisasi dan perawatan rutin. (Boby)
